معالج النصوص Microsoft Word - الدمج البريدى Mail Merge

رابط قناة جى إتش 4 تى GH4T :

https://www.youtube.com/channel/UCn_2DsgTrp6hJD2IXkkAVkQ

الدمج البريدى (دمج المراسلات) Mail Merge

فى حالة تكليفك من رئيسك المباشر فى كتابة خطاب لأحد الزملاء وأن تخبره فيها بموعد الإجتماع الرئيسى للمؤسسة، هنا لاتوجد مشكلة فى كتابة الخطاب وإرساله للشخص المقصود، ولكن يختلف الحال إذا ما طلب منك كتابة خطاب أو دعوة لكل العاملين فى المؤسسة، حيث عددهم كبير، هل ستقوم بكتابة خطاب لكل فرد ينتمى للمؤسسة وإرساله له؟ مع العلم بأن صيغة الخطاب أو الدعوة ثابتة لا تتغير ولكن المتغير هو اسم الزميل وعنوانه ورقم تليفونه وكل ما يتعلق به من بيانات، لذلك يصعب عمل ذلك وتكراره مرارً وتكراراً، ولحل هذه المشكلة توجد ميزة فى برنامج معالج الكلمات Word تقوم بهذه المهمة نيابة عنك وبكل بساطة وسهولة من خلال الدمج البريدى أو دمج المراسلات Mail Merge، وباستخدام معالج دمج المراسلات Mail Merge Wizard  وخطواته الست يرشدك لإتمام عملية الدمج البريدى.

للتعامل مع الدمج البريدى نفتح تبويب Maligns  ثم نفتح الأداة Start Mail Merge  ومنها نختار Step By Step Mail Merge Wizard فيتم فتح نافذة معالج دمج المراسلات Mail Merge والمكون من ست خطوات بتنفيذ المطلوب فى كل خطوة منها نصل إلى عملية الدمج البريدى بسهولة وببساطة، ويمكن الرجوع إلى الخطوات السابقة لإجراء أية تعديلات ترغب فيها

أساسيات الدمج البريدى:

فى حالة الرغبة فى أن تتم عملية الدمج البريدى (دمج المراسلت) Mail Merge بأمان وببساطة ويسر لا بد من توفير مستندان، وهذين المستندين يمكن إنشائهما مسبقاً قبل إتمام عملية الدمج البريدة Mail Merge، أو نقوم بإنشائهما أثناء عملية الدمج البريدى Mail Merge مع تنفيض العملية للدمج البريدى Mail Merge، وهذين المستندين هما:

1-      المستند الأساسىBase Document   ويسمى بمستند البداية: 

وهو المستند الذى يشتمل على المعلومات الثابتة وغير المتغيرة ولن تتغير مع كل خطاب أو كل دعوة أو برقيمة أى نص الخطاب أو الدعوة أو البرقية بدون أسماء أو وظائف أو عناوين أو أرقام تليفونات ... إلخ، حيث ستم ترك مساحات خالية مخصصة لكتابة كل البيانات المتغيرة كالأسماء أو العناوين أو الوظيفة و رقم التليفون ... إلخ، حيث أن البرنامجسيقوم بإدراج تلك البيانات المتغيرة فى هذه المساحات الخالية أثناء عملية الدمج.

2-      مستند مصدر البيانات Data Source Document:

ملحوظة: من الأفضل قبل إنشاء عملية الدمج البريدى Mail Merge يتم إنشاء المستندين (المستند الرئيسى ومستند  مصدر البيانات).

خطوات الدمج البريدى Mail Merge

1. نحدد نوع المستند Select document type  حيث نحدد الخيار خطابات Letters وتعتبر هذه الخطوة  Step 1 of 6 ثم نضغط Next: Starting document
2.  لو سيتم استخدام المستند الحالى وهو مفتوح بالطبع  ونحن بداخله نختار هذا الخيار Use the current document، أم إذا لم يكن مستند البداية مفتوح نختار Start from existing document
3. لاحظ ظهور Previous عن الإنتقال للخطوة 2 حيث يمكنك الرجوع والعودة إلى الخطوة السابقة.
4. تحديد المستند مصدر البيانات حيث نختار Use an existing list، ونضغط Browse…  حيث نحدد مسار المستند الذى يحتوى على البيانات المتغيرة، حيث بختيارة والعودة لمعالج دمج المراسلات Mail Merge يظهر تحت Browse زر تعديل Edit recipient list… وذلك فى حالة التعديل لإختيارات أخرى
5. فى الخطوة الرابعة نذهب للمستند الأساسى مستند البداية ونضع مؤشر الكتابة فى المسافة الخالية المطلوب جلب بيانها من مستند مصدر البيانات، ثم نضغط  More items… لإدراج الحقل المناسب فى مكانه المناسب، فيظهر مربع إدراج حقل الدمج لبريدى Insert merge field  ثنم نحدد الحقل المطلوب إدراجه ثنم نضغط زر إدراج Insert  فى مربع إدراج حقل بريدى، سنرى بع ذلك ظهور اسم حقل الدمج البريدى فى مكانه على مستند البداية مثلاً حقل اسم الطالب ليكون بالشكل <<اسم_الطالب>>، وهكذا نكرر هذه الخطوة  مع باقى الحقول.
6. وفيها يتم إكمال عملية الدمج البريدى Mail Merge ويمكن التنقل بين البرقيات أو الدعوات التى تم إنشائها حيث تم إدراج بيانات كل صف من مستند مصدر البيانات وإنشاء له نسخه بإسمه من مستند مصدر البيانات

وبذلك تكون عملية الدمج البريدى قد اكتملت

رابط قناة جى إتش 4 تى GH4T :

https://www.youtube.com/channel/UCn_2DsgTrp6hJD2IXkkAVkQ